Eine moderne Software für Hausverwaltung ist das strategische Nervenzentrum, um Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Kunden zufriedenzustellen. Anstatt auf Insellösungen zu setzen, die Daten in Silos sperren, benötigen Verwaltungen eine durchdachte IT-Strategie. Das Fundament bilden dabei spezialisierte ERP-Systeme für die kaufmännischen Prozesse und DMS-Lösungen für die rechtssichere Dokumentenarchivierung. Der entscheidende Schritt ist jedoch, diese Systeme mit einer intelligenten, übergeordneten Plattform zu verbinden, die Kommunikation zentralisiert, Prozesse automatisiert und Daten intelligent verknüpft, um das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen.

Ihr Weg zur digitalen Hausverwaltung: 10 entscheidende Schritte

Die Auswahl und Implementierung der richtigen Software ist eine strategische Entscheidung. Gehen Sie strukturiert vor, um eine zukunftsfähige und effiziente IT-Landschaft aufzubauen.

1. IST-Analyse durchführen: Wo verlieren Sie die meiste Zeit? Identifizieren Sie manuelle, repetitive Aufgaben und Kommunikationsengpässe.

2. Digitale Strategie definieren: Legen Sie klare Ziele fest. Wollen Sie die Kosten senken, die Kundenzufriedenheit erhöhen oder schneller wachsen?

3. Fundament prüfen (ERP & DMS): Evaluieren Sie Ihre bestehenden kaufmännischen (ERP) und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Sind sie modern und schnittstellenoffen?

4. Pflichtenheft erstellen: Definieren Sie die Kernanforderungen für alle Bereiche: Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Kommunikation und Prozessautomatisierung.

5. Auf offene Schnittstellen (APIs) achten: Dies ist der kritischste Punkt. Nur offene Systeme erlauben es, spezialisierte Lösungen flexibel anzubinden und Insellösungen zu vermeiden.

6. Branchenspezialisierung fordern: Wählen Sie Software, die explizit für die deutsche Immobilienwirtschaft entwickelt wurde und die Logik von WEG- und Mietverwaltung versteht.

7. Skalierbarkeit sicherstellen: Die Software muss mit Ihrem Unternehmen wachsen können, ohne dass Performance oder Kosten explodieren.

8. Kommunikation zentralisieren: Planen Sie einen zentralen Hub, der alle Kanäle (E-Mail, Portal, Telefon) bündelt und Anfragen in strukturierte Tickets umwandelt.

9. KI-Potenziale nutzen: Setzen Sie auf eine intelligente Schicht, die Dokumente automatisch versteht, Daten extrahiert und Prozesse proaktiv anstößt.

10. Auf Vernetzung statt Austausch setzen: Anstatt bewährte Systeme zu ersetzen, verbinden Sie sie mit einer intelligenten Plattform, die Daten zusammenführt und sich selbst pflegt.

Das Fundament Ihrer digitalen Hausverwaltung aufbauen

Bevor es um schicke Tools für Kommunikation oder KI-gestützte Analysen geht, muss die Basis stimmen. Jede wirklich funktionierende digitale Hausverwaltung steht auf zwei unverzichtbare Säulen: einem ERP-System für die kaufmännischen Prozesse und einem DMS für die rechtssichere Ablage aller Dokumente. Ohne dieses Fundament sind alle weiteren Digitalisierungsschritte wackelig und fehleranfällig.

Man kann es sich wie beim Hausbau vorstellen: Niemand würde das Dach decken, bevor das Fundament gegossen und die Mauern hochgezogen sind. Genau so ist es hier auch.

Der Weg von Papierstapeln und Excel-Chaos hin zu einer modernen Cloud-Lösung ist ein fundamentaler Wandel. Die folgende Grafik zeigt diesen Prozess sehr anschaulich.

Man erkennt sofort: Das ist kein kleiner Schritt, sondern eine grundlegende Veränderung der Arbeitsweise, die eine solide Basis braucht.

Das ERP-System: Ihr kaufmännisches Herzstück

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist das betriebswirtschaftliche Rückgrat Ihrer Verwaltung. Hier laufen alle Fäden zusammen: Stammdaten von Objekten, Eigentümern und Mietern, die gesamte Buchhaltung, die WEG- und Betriebskostenabrechnung und das Mahnwesen.

Stellen Sie es sich als die einzige Quelle der Wahrheit für alle Zahlen vor. Ohne ein starkes ERP-System navigieren Sie im Blindflug. Manuelle Fehler in Excel-Listen oder veraltete Kontaktdaten führen nicht nur zu unzufriedenen Kunden, sondern schnell auch zu ernsten rechtlichen Problemen.

Eine Hausverwaltung benötigt im Schnitt 75 Tage pro 1.000 Einheiten allein für die Rechnungsverarbeitung. Ein sauber im ERP-System abgebildeter Prozess kann diesen Aufwand auf nur neun Tage reduzieren.

Das zeigt, wie entscheidend ein sauberes kaufmännisches System als Grundlage ist. Eine gute ERP-Lösung automatisiert Routineaufgaben wie die Verbuchung von Zahlungen oder die Erstellung von Wirtschaftsplänen. Das schafft Freiräume, die Ihr Team dringend für die persönliche Betreuung und komplexere Fälle braucht.

Das DMS: Für rechtssichere und strukturierte Dokumente

Genauso wichtig wie das ERP ist ein DMS (Dokumentenmanagementsystem). Während das ERP die Zahlen im Griff hat, kümmert sich das DMS um alles Schriftliche: Verträge, Beschlusssammlungen, Rechnungen, Versicherungspolicen und die gesamte Korrespondenz.

Ein DMS ist aber viel mehr als nur ein digitaler Aktenschrank. Es sorgt für eine revisionssichere Archivierung. Das bedeutet, Dokumente werden unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert – eine absolute Notwendigkeit, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten oder bei Rechtsstreitigkeiten auf der sicheren Seite zu sein. Ganz nebenbei macht eine klare Struktur das Wiederfinden von Informationen zum Kinderspiel und beschleunigt die tägliche Arbeit enorm.

Um dieses digitale Fundament sauber aufzubauen, müssen Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definiert sein. Eine professionelle Pflichtenheft Hauswartung Vorlage kann dabei helfen, Prozesse zu standardisieren, die später in der Software abgebildet werden sollen.

Die folgende Tabelle fasst die Kernanforderungen an beide Systeme zusammen und hilft Ihnen bei der Bewertung potenzieller Lösungen.

Checkliste der Kernanforderungen an ERP- und DMS-Systeme

Nutzen Sie diese Tabelle, um die essenziellen Funktionen von ERP- und DMS-Lösungen zu bewerten und die richtige Wahl für Ihre Hausverwaltung zu treffen.

Eine sorgfältige Prüfung dieser Punkte stellt sicher, dass Sie eine zukunftsfähige Basis schaffen, auf der weitere Digitalisierungsschritte aufbauen können.

Worauf Sie bei der Auswahl wirklich achten sollten

Die Wahl der Basissysteme ist eine strategische Entscheidung, die Sie über Jahre begleiten wird. Hier sind die Punkte, die aus der Praxis am wichtigsten sind:

• Skalierbarkeit: Wächst die Software mit Ihnen? Eine Lösung, die für 500 Einheiten super ist, kann bei 5.000 Einheiten an ihre Grenzen stoßen. Prüfen Sie, ob Performance und Kosten auch bei Wachstum im Rahmen bleiben.

• Offene Schnittstellen: Das ist der kritischste Punkt von allen. Achten Sie darauf, dass ERP und DMS offene Schnittstellen (APIs) haben. Nur so können Sie später Spezial-Tools für Kommunikation, KI oder andere Bereiche anbinden. Geschlossene Systeme sind eine Sackgasse.

• Branchenfokus: Wählen Sie Systeme, die für die Immobilienwirtschaft gemacht sind. Sie verstehen die Logik von WEG- und Mietverwaltung von Haus aus und ersparen Ihnen teure und aufwendige Anpassungen.

• Datensicherheit: Wo liegen Ihre Daten? Idealerweise in zertifizierten Rechenzentren in der EU. Klären Sie, welche Maßnahmen zum Schutz der sensiblen Eigentümer- und Mieterdaten getroffen werden.

Die perfekte Basis-IT ist nicht die, die alles kann, sondern die, die sich nahtlos in eine größere Systemlandschaft einfügt.

Kommunikation und Aufgabenmanagement endlich zentralisieren

Ein gutes ERP- und DMS-System ist das technische Rückgrat, keine Frage. Aber der Puls des Alltags in einer Hausverwaltung schlägt woanders: in der Kommunikation. Unzählige E-Mails, ständige Anrufe, Notizzettel auf dem Schreibtisch – dieses tägliche Informationschaos ist nicht nur ineffizient. Es frustriert Ihr Team und Ihre Kunden. Genau hier liegt die vielleicht größte Chance, die eine passende Software für Hausverwaltung bieten kann.

Stellen Sie sich eine ganz normale Schadensmeldung vor: Ein Mieter meldet per E-Mail einen Wasserschaden. Was dann oft folgt, ist ein unübersichtlicher Prozess. Die E-Mail wird weitergeleitet, es gibt Rückfragen per Telefon, Angebote von Handwerkern trudeln als separate Nachrichten ein. Am Ende hat niemand mehr einen klaren Überblick über den aktuellen Stand.

Eine zentrale Plattform für Kommunikation und Aufgaben durchbricht diesen Kreislauf.

Die Meldung landet direkt in einem zentralen System. Sie wird automatisch dem richtigen Objekt und Bearbeiter zugewiesen und bekommt eine klare Frist. Problem gelöst.

Das Ende der Zettelwirtschaft

Der Kerngedanke ist einfach, aber wirkungsvoll: Jeder Vorgang – von der simplen Anfrage bis zur komplexen Schadensregulierung – wird als eigenständiges „Ticket“ behandelt. Dieses Ticket bündelt alle relevanten Informationen an einem einzigen Ort: die ursprüngliche Meldung, die gesamte Kommunikation mit Eigentümern und Dienstleistern, hochgeladene Fotos, Kostenvoranschläge und alle Fristen.

Dieser Ansatz bringt entscheidende Vorteile mit sich:

• Vollständige Transparenz: Jeder im Team kann auf einen Blick sehen, wie der Bearbeitungsstand eines Vorgangs ist. Die Frage „Wer kümmert sich gerade darum?“ gehört damit der Vergangenheit an.

• Nachvollziehbare Historie: Jede Aktion wird protokolliert. Das schafft Rechtssicherheit und hilft bei späteren Rückfragen, den gesamten Prozess lückenlos zu rekonstruieren.

• Effiziente Aufgabenverteilung: Anfragen werden nicht mehr manuell weitergeleitet. Stattdessen landen sie auf Basis vordefinierter Regeln automatisch beim zuständigen Mitarbeiter oder Team.

Ein zentrales Ticketsystem reduziert nicht nur das E-Mail-Aufkommen drastisch. Es sorgt auch für eine messbare Steigerung der Servicequalität. Anfragen gehen nicht mehr verloren und werden nachweislich schneller und strukturierter bearbeitet.

Dieser strukturierte Ansatz ist die Basis für einen professionellen und skalierbaren Betrieb. Er entlastet nicht nur Ihr Team, sondern steigert auch spürbar die Zufriedenheit Ihrer Kunden, weil deren Anliegen endlich zuverlässig und nachvollziehbar bearbeitet werden.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Nicht jedes Tool für Aufgabenmanagement passt zu den speziellen Bedürfnissen einer Hausverwaltung. Wenn Sie eine passende Software evaluieren, sollten Sie auf einige Schlüsselfunktionen achten. Sie machen den Unterschied zwischen einer simplen To-do-Liste und einer echten Prozessoptimierung aus.

Betrachten Sie die folgenden Punkte als unverzichtbare Kriterien für Ihre Entscheidung:

1. Zentraler Posteingang (Omnichannel-Ansatz)
Kommunikation findet heute überall statt. Eine gute Software bündelt alle eingehenden Nachrichten – egal ob E-Mail, Anruf, WhatsApp oder eine Nachricht aus dem Portal – in einem einzigen, übersichtlichen Posteingang. So geht garantiert nichts mehr unter.

2. Automatisierte Zuweisung und Ticketing
Das System sollte intelligent genug sein, um eingehende Anfragen zu analysieren. Es muss sie automatisch dem richtigen Objekt, der zuständigen Person und der passenden Prozesskategorie (z. B. „Schadensmeldung“) zuordnen. Die manuelle Sortierarbeit wird so auf ein Minimum reduziert.

3. Integriertes Kundenportal
Ein modernes Portal ist mehr als nur eine digitale Visitenkarte. Es sollte Eigentümern und Mietern ermöglichen, den Status ihrer Anfragen jederzeit selbstständig einzusehen. Diese Transparenz reduziert Rückfragen per Telefon und E-Mail ganz erheblich und stärkt das Vertrauen in Ihre Arbeit. Lesen Sie mehr darüber, wie eine durchdachte Kundenkommunikation in der Hausverwaltung die Zufriedenheit steigert.

4. Eskalationsmanagement und Fristenüberwachung
Was passiert, wenn eine Frist zu verstreichen droht? Die Software muss proaktiv warnen und automatische Eskalationen ermöglichen, zum Beispiel durch eine Benachrichtigung an den Teamleiter. So stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Aufgaben liegen bleiben.

Von der reaktiven zur proaktiven Verwaltung

Eine zentrale Plattform für Kommunikation und Aufgaben verändert Ihre Arbeitsweise von Grund auf. Sie bewegen sich weg von einem reaktiven Modus, bei dem Sie ständig auf neue E-Mails und Anrufe reagieren, hin zu einem proaktiven, gesteuerten Prozess.

Diese Strukturierung ist der Schlüssel zur Effizienz. Statt Informationen mühsam aus verschiedenen Quellen zusammenzusuchen, hat Ihr Team alles Nötige direkt zur Hand.

Dokumente mit KI-Unterstützung intelligent nutzen

Eine moderne Software für Hausverwaltung kann heute viel mehr als nur Dokumente archivieren. Ein klassisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt zwar für eine rechtssichere Ablage, aber das wahre Potenzial Ihrer Dokumente entfaltet sich erst mit KI-Unterstützung. Sie verwandelt statische Dateien in dynamische Wissensquellen, die Ihrem Team sofort zur Verfügung stehen.

Der entscheidende Unterschied liegt im Kontextverständnis. Statt nur Metadaten wie Dateinamen oder Datum zu erfassen, analysiert eine künstliche Intelligenz den Inhalt Ihrer Verträge, Protokolle und Rechnungen. Sie versteht Zusammenhänge, zieht die wichtigsten Informationen heraus und bereitet sie genau dann auf, wenn Sie sie im Arbeitsalltag brauchen.

Was früher Stunden an manueller Suche und Analyse gekostet hat, dauert so nur noch wenige Sekunden. Gleichzeitig sinkt das Risiko, dass kritische Details übersehen werden.

Was eine intelligente Dokumenten-KI wirklich leisten muss

Damit Ihr Dokumentenmanagement nicht nur digital, sondern wirklich intelligent wird, braucht es spezifische Fähigkeiten, die genau auf die Immobilienwirtschaft zugeschnitten sind. Sehen Sie die folgenden Punkte einfach als Checkliste, wenn Sie eine solche Funktion bewerten:

1. Automatisierte Inhaltserkennung und -extraktion
Die Software muss Dokumententypen von allein erkennen – egal, ob es sich um einen Mietvertrag, eine Teilungserklärung oder eine Versicherungspolice handelt. Im nächsten Schritt liest sie dann relevante Datenpunkte automatisch aus:

• Mietverträge: Wer sind die Vertragsparteien? Wann beginnt das Mietverhältnis? Welche Kündigungsfristen oder Indexklauseln gelten?

• Beschlusssammlungen: Wer hat welchen Beschluss wann gefasst und welche Fristen sind daran geknüpft?

• Rechnungen: Von wem kommt die Rechnung, wie hoch ist der Betrag, wann ist sie fällig und auf welche Kostenstelle gehört sie?

2. Kontextbezogene Verknüpfung mit Prozessen
Die extrahierten Daten bringen nur dann etwas, wenn sie im richtigen Moment am richtigen Ort sind. Eine gute KI-Lösung muss Informationen direkt mit den passenden Objekten, Personen und laufenden Vorgängen verknüpfen.

• Ein Praxisbeispiel: Eine eingescannte Handwerkerrechnung wird nicht einfach nur archiviert. Sie wird automatisch dem richtigen Schadensfall-Ticket zugeordnet und stößt sofort den nächsten Schritt im Freigabeprozess an.

3. Proaktive Erinnerungen und Aufgabensteuerung
Die wahre Stärke einer KI zeigt sich, wenn das System für Sie mitdenkt. Es sollte aus den Dokumenteninhalten heraus selbstständig agieren.

• Ein Praxisbeispiel: Die KI erkennt in einem Versicherungsvertrag eine Kündigungsfrist und erstellt von allein eine Aufgabe für den zuständigen Verwalter. So wird die rechtzeitige Überprüfung zum Selbstläufer.

Vom statischen Archiv zum aktiven Wissensspeicher

Denken Sie nur an die Vorbereitung der letzten Eigentümerversammlung. Wie lange dauert es normalerweise, alle relevanten Beschlüsse der letzten fünf Jahre zu einem bestimmten Thema zusammenzusuchen? Mit einer KI-Suche stellen Sie einfach eine Frage wie: „Zeige mir alle Beschlüsse zur Fassadensanierung für Objekt XY.“ Innerhalb von Sekunden haben Sie eine präzise Liste.

Diese Technologie macht aus Ihrem DMS mehr als nur einen passiven Datenspeicher – es wird zum aktiven, intelligenten Gehirn Ihrer Verwaltung. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Enorme Zeitersparnis: Die Suche nach Informationen geht radikal schneller.

• Risikominimierung: Wichtige Fristen und Vertragsklauseln rutschen nicht mehr durch.

• Besserer Service: Gegenüber Eigentümern und Mietern sind Sie sofort auskunftsfähig.

Das ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern ein zentraler Baustein moderner Hausverwaltungssoftware. Wie tief eine solche Integration heute gehen kann, wird deutlich, wenn man sich anschaut, wie Sie Dokumente mit der DoNexus KI optimal nutzen.

Ihre Systeme mit einer zentralen Intelligenz verbinden

Sie haben über Jahre ein funktionierendes System für Ihre kaufmännischen Prozesse aufgebaut? Daneben existiert eine solide Dokumentenablage? Perfekt, denn das ist eine hervorragende Ausgangslage. Viele Hausverwaltungen glauben fälschlicherweise, sie müssten für die Digitalisierung ihre gesamte, bewährte IT-Landschaft auf den Kopf stellen. Doch das ist nicht nur ein enorm aufwendiges Projekt, es ist meistens auch gar nicht nötig.

Der deutlich cleverere Weg: Behalten Sie, was funktioniert, und machen Sie es einfach smarter. Statt alles zu ersetzen, erweitern Sie Ihre bestehenden Systeme um eine übergeordnete, verbindende Intelligenzschicht.

Wie eine übergeordnete Intelligenz funktioniert

Stellen Sie sich eine Software vor, die nicht in Konkurrenz zu Ihrer Infrastruktur tritt, sondern sie gezielt aufwertet. Diese Schicht arbeitet wie ein zentraler Hub, der die Fäden zusammenführt. Sie greift auf Daten aus Ihrem ERP-System (wie Buchhaltungsdaten) und Ihrem DMS (wie Verträge oder Protokolle) zu, versteht sie und setzt sie in den richtigen Kontext.

Die beste KI bringt nichts, wenn die Arbeitsprozesse nicht darauf abgestimmt sind. Eine erfolgreiche Automatisierung setzt auf einer sauberen Systemlandschaft auf und verbindet diese intelligent, anstatt sie zu ersetzen.

Anstatt also weiter in isolierten Datensilos zu arbeiten, schaffen Sie ein vernetztes Ökosystem. Jede Information wird nur einmal erfasst und steht dann systemübergreifend genau dort zur Verfügung, wo sie gebraucht wird.

10 Punkte, die eine verbindende Intelligenz leisten sollte

Eine solche zentrale Plattform muss mehr können, als nur Daten von A nach B zu schieben. Um das volle Potenzial Ihrer bestehenden Software für Hausverwaltung zu entfalten, sollten Sie auf diese Fähigkeiten achten:

1. Nahtlose Anbindung: Die Plattform muss sich reibungslos über offene Schnittstellen (APIs) mit Ihren etablierten ERP- und DMS-Lösungen verknüpfen lassen.

2. Automatisches Verständnis: Lädt jemand ein Dokument hoch, muss das System den Inhalt sofort analysieren – ganz ohne menschliches Zutun.

3. Intelligente Verknüpfung: Die KI extrahiert Informationen wie eine Rechnungsnummer oder eine Kündigungsfrist und ordnet sie automatisch dem richtigen Vorgang, Objekt oder der passenden Person zu.

4. Prozesssteuerung: Das System muss in der Lage sein, aus den gewonnenen Informationen selbstständig Prozesse anzustoßen. Ein gutes Beispiel: Ein Eigentümerwechsel im ERP löst automatisch die Informationsverteilung an alle relevanten Stellen aus.

5. Selbstständiges Lernen: Die Plattform sollte mit jeder Interaktion dazulernen. Jede manuelle Korrektur oder jeder neue Vorgang trainiert die KI und macht sie mit der Zeit immer präziser.

6. Zentralisierung der Kommunikation: Alle Kanäle – E-Mail, Telefon, Portal – laufen in diesem zentralen Hub zusammen. Dort werden sie direkt mit den passenden Daten aus ERP und DMS angereichert.

7. Kontextbezogene Aufbereitung: Informationen werden nicht nur angezeigt, sondern intelligent aufbereitet. Ein Mitarbeiter sieht bei einem Anruf sofort die gesamte Historie des Anrufers, inklusive offener Vorgänge und letzter Dokumente.

8. Sich selbst pflegende Daten: Durch die kontinuierliche Synchronisation bleiben Ihre Daten über alle Systeme hinweg aktuell und konsistent. Manuelle Datenpflege wird praktisch überflüssig.

9. Reduktion manueller Aufgaben: Das Kernziel ist es, repetitive Tätigkeiten wie Dateneingabe, das Sortieren von E-Mails oder die Suche nach Dokumenten drastisch zu reduzieren.

10. Freiräume schaffen: Indem die Software die administrative Fleißarbeit übernimmt, gewinnt Ihr Team wertvolle Zeit zurück – Zeit für komplexe Probleme und die persönliche Betreuung Ihrer Kunden.

Häufig gestellte Fragen zu Software für die Hausverwaltung

Die Entscheidung für eine neue Software für die Hausverwaltung ist eine große Sache. Logisch, dass da viele Fragen aufkommen, schließlich stellt man damit eine strategische Weiche für die Zukunft. Wir haben hier die häufigsten Fragen gesammelt, die uns in der Praxis immer wieder begegnen, um Ihnen etwas mehr Klarheit auf dem Weg zu geben.

Was für Software braucht eine Hausverwaltung eigentlich?

Das digitale Fundament jeder professionellen Hausverwaltung ruht auf zwei Säulen. Da ist zum einen das ERP-System (Enterprise Resource Planning) – quasi das kaufmännische Herzstück. Hier laufen die Buchhaltung, die Erstellung der Abrechnungen und die Stammdatenpflege für Objekte und Personen zusammen. Es ist die eine, verlässliche Quelle für alles, was mit Zahlen zu tun hat.

Genauso unverzichtbar ist ein DMS (Dokumentenmanagementsystem). Dieses System kümmert sich um die rechtssichere und ordentliche Archivierung aller wichtigen Unterlagen – von Verträgen über Beschlusssammlungen bis hin zu Rechnungen. Es sorgt dafür, dass gesetzliche Fristen eingehalten werden und man jedes Dokument bei Bedarf sofort wiederfindet.

Die richtige Power entfaltet sich aber erst, wenn eine intelligente Schicht diese beiden Basissysteme verbindet. Eine Schicht, die den Kontext der Daten versteht und Prozesse über die Systemgrenzen hinweg einfach automatisiert.

Worauf sollte ich bei der Softwareauswahl besonders achten?

Bei der Auswahl einer neuen Software geht es um viel mehr als nur eine lange Liste von Features. Aus der Praxis haben sich drei Punkte als absolut entscheidend herauskristallisiert:

• Offene Schnittstellen (APIs): Das ist mit Abstand der wichtigste Punkt. Ihre Software muss mit anderen Systemen reden können. Geschlossene „Alles-aus-einer-Hand“-Lösungen fühlen sich vielleicht erst mal einfach an, führen aber schnell in eine technologische Sackgasse. So können Sie nicht flexibel auf neue Anforderungen reagieren.

• Branchenspezialisierung: Greifen Sie zu einer Software, die ganz klar für die Immobilienwirtschaft gebaut wurde. Sie versteht die komplexen Anforderungen der WEG- und Mietverwaltung von Haus aus und erspart Ihnen teure und nervenaufreibende Individualanpassungen.

• Skalierbarkeit: Ihre Verwaltung wird wachsen – und Ihre Software muss das ohne Murren mitmachen. Weder die Performance darf einbrechen noch die Kosten explodieren. Fragen Sie gezielt nach, wie sich die Lösung verhält, wenn sich Ihre Verwaltungseinheiten verdoppeln oder verdreifachen.

Muss ich meine bestehenden Systeme komplett ersetzen?

Nein, auf keinen Fall – und das ist ein ganz entscheidender Punkt. Die gesamte IT-Landschaft auf einmal auszutauschen, ist ein Mammutprojekt mit enormen Kosten und Risiken. Ein viel clevererer Ansatz ist es, Ihre bewährten ERP- und DMS-Systeme zu behalten und sie durch eine intelligente, übergeordnete Plattform zu erweitern.

Diese verbindende Schicht dockt einfach an Ihre bestehende Infrastruktur an und macht sie smarter. Sie zentralisiert die Kommunikation, automatisiert die Arbeitsabläufe und sorgt dafür, dass die Daten nahtlos zwischen den Systemen fließen. So bekommen Sie das Beste aus der modernen Technik, ohne Ihre funktionierenden Kernprozesse über den Haufen werfen zu müssen.

Dieser Weg schont nicht nur das Budget. Er ermöglicht auch eine deutlich schnellere Einführung und sorgt für viel mehr Akzeptanz im Team, weil die Mitarbeiter in ihrer gewohnten Kernumgebung weiterarbeiten können.

DoNexus verbindet sich nahtlos mit Ihren bestehenden ERP- und DMS-Systemen und agiert als die intelligente Schicht, die alles zusammenführt. Die Plattform pflegt sich quasi selbst: Ein neues Dokument wird hochgeladen? DoNexus erkennt den Inhalt, lernt daraus und ordnet es automatisch dem richtigen Vorgang zu. Ein Eigentümerwechsel steht an? Der Prozess wird einfach über DoNexus angestoßen und mit allen angeschlossenen Systemen synchronisiert, ohne manuelle Doppeleingabe. Entdecken Sie auf https://www.donexus.ai, wie Sie Ihre bestehende Software smarter machen und Ihrem Team Freiraum für das Wesentliche schaffen.