Wissen war nie greifbarer

Jahrelang lagen wichtige Informationen in dicken Ordnern, verstreut in E-Mails oder in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Wer etwas suchte, musste sich mühsam durch PDFs oder Papierberge arbeiten.
Heute ist das anders: Mit Dokumenten-KI lassen sich Informationen innerhalb von Sekunden finden, verstehen und weiterverarbeiten. Statt mühsam zu blättern oder zu scrollen, reicht eine einfache Frage.

„Welche Frist gilt im Vertrag von Frau Müller?“

Die KI findet die Antwort sofort – inklusive Textstelle im Dokument und eröffnet neue Möglichkeiten für Effizienz und Wissenstransparenz.

Das Problem: Wissen steckt fest

Täglich entstehen in Verwaltungen unzählige Dokumente – Verträge, Abrechnungen, Protokolle, E-Mails. Doch die meisten davon sind nicht strukturiert. Inhalte lassen sich nicht einfach durchsuchen, Fristen oder Klauseln müssen manuell gefunden werden.

Erfahrung zeigt: Über 80 % aller Unternehmensdaten sind unstrukturiert, und nur etwa 2 % davon werden tatsächlich genutzt. Das kostet Zeit, Geld und Nerven – besonders in der Hausverwaltung, wo Dokumente das Rückgrat der täglichen Arbeit bilden.

Die Lösung: Intelligente Dokumentenverarbeitung

Wie funktioniert das?

Eine Dokumenten-KI liest, versteht und verarbeitet Informationen aus PDFs oder Scans – fast wie ein Mensch, nur schneller. Mit KI-basierter Texterkennung (OCR) & Sprachverständnis (NLP) erkennt sie Inhalte auch aus eingescannten Dokumenten und verwandelt sie in strukturierte, durchsuchbare Daten.
So werden alte Teilungserklärungen, Verträge oder Rechnungen in ein einheitliches Format gebracht. Vertrags- und Objektdaten lassen sich direkt extrahieren, vergleichen und weiterverarbeiten. Einmal verarbeitet, lassen sich Dokumente mit wenigen Klicks nach beliebigen Kriterien filtern – oder per Spracheingabe durchsuchen.

Vom Suchen übers Finden zum Verstehen

Die Dokumenten-KI kann Verträge, Abrechnungen oder Protokolle automatisch erkennen und zuordnen. Ob Mietvertrag, Angebot oder Bericht – alles landet am richtigen Platz. Noch wichtiger ist die Suche: Statt Filter zu setzen, können einfach Fragen gestellt werden wie:

„Welche Verträge laufen in den nächsten drei Monaten aus?“, „In welchen Mietverträgen steht etwas zur Haustierhaltung?“

Die KI versteht den Inhalt und liefert präzise Antworten – mit den passenden Textstellen. Sie erkennt Bedeutung und Kontext, verknüpft Begriffe wie „Kündigungsfrist“, „Vertragsende“ und „Laufzeit“ und durchsucht mehrere Dokumente gleichzeitig.

So entsteht eine vernetzte Wissensbasis, die Informationen nicht nur auffindbar, sondern wirklich nutzbar macht – selbst bei rechtlichen Fragen, wenn die KI Gesetze oder Urteile mit vorhandenen Dokumenten abgleicht.

Sicherheit und Integration

Gerade bei vertraulichen Unterlagen ist Sicherheit entscheidend. Gute Systeme verarbeiten Dokumente direkt in der bestehenden IT-Umgebung – ohne, dass Daten nach außen gegeben werden.
Die KI arbeitet mit den Quellen, die Sie freigeben, und lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren.

Ausblick: Wissen wird lebendig

Dokumenten-KI ist keine Zukunftsvision sondern in vielen Bereichen bereits gelebter Alltag. So werden nicht nur Antworten geliefert, sondern auch Zusammenhänge erkannt, Termine gemeldet oder Unstimmigkeiten in Verträgen aufgezeigt.

Das Wissen im Unternehmen wird dadurch nicht nur verfügbar - sondern vernetzt.

Lösungen wie DoNexus Dokumenten-KI gehen noch einen Schritt weiter:

• Sie erreicht über 95 % Genauigkeit bei der Datenerkennung und über 90% kürzere Recherchezeiten im Alltag

• Sie kann mehrere Dokumente gleichzeitig durchsuchen - auch aus bis zu 20 unterschiedlichen Quellen

• Alle Ergebnisse sind in Echtzeit abrufbar und können bei Bedarf exportiert werden, etwa als Excel- oder CSV-Datei

Fazit

Dokumenten-KI macht Schluss mit dem Informationschaos. Sie befreit Wissen aus Akten und Köpfen und verwandelt es in nutzbare Daten. Was früher ein langes Suchen war, ist heute eine einfache Frage.

Systeme wie DoNexus zeigen schon heute, wie das funktioniert - sicher, schnell und nahtlos integriert in den Alltag der Verwaltung.