Vom Tool zum System: Wie Hausverwaltungen KI richtig integrieren

Viele Verwaltungen haben inzwischen erste Erfahrungen mit KI gesammelt (Falls nicht schauen Sie sich gerne unsere Blog-Reihe KI-Akademie von Teil 1 an). Ein ChatGPT hier, eine Texterkennung dort - oft sind es kleine Hilfen, die den Alltag erleichtern. Doch der echte Mehrwert entsteht erst, wenn diese Lösungen miteinander verbunden sind. Wenn Informationen automatisch fließen und Systeme sich ergänzen. Genau darum geht es in diesem Teil: Wie Sie den Schritt vom einzelnen Tool hin zu einem echten KI-System schaffen.

Von Einzellösungen zu vernetzten Abläufen

Ein KI-Tool ist wie ein gutes Werkzeug. Es hilft, eine Aufgabe schneller zu erledigen. Ein KI-System dagegen verbindet viele dieser Werkzeuge zu einem durchgängigen Prozess. Ein Beispiel: Eine Schadensmeldung kommt per E-Mail. Die KI erkennt, um welches Objekt es geht, legt automatisch ein Ticket im Verwaltungssystem an und sucht den passenden Handwerker und schlägt direkt eine Beauftragung vor. Sobald die Rechnung kommt, prüft sie, ob Auftrag und Betrag passen, und bereitet die Freigabe vor. Das ist keine Zukunftsmusik, sondern heute schon möglich - wenn man bereit ist, eigene Abläufe zu öffnen und Systeme miteinander sprechen zu lassen.

Wege in die Zukunft

Aktuell gibt es drei Wege, wie Verwaltungen KI einsetzen können. Jeder hat seine Chancen und Risiken.

Option A: Abwarten, bis bestehende Software KI integriert

Viele hoffen, dass ihre aktuelle Verwaltungssoftware bald KI-Funktionen nachliefert. Das klingt bequem, ist aber riskant.

Vorteile:

• Keine Umstellung nötig

• Alles bleibt vertraut

• Der Anbieter übernimmt Updates.

Nachteile:

• KI-Kompetenzen sind oft nicht vorhanden

• Neue Funktionen kommen oft spät - oder gar nicht

• Abhängigkeit von einem Hersteller

Fazit: Wer wartet, spart kurzfristig Aufwand, verliert aber den Anschluss.

Option B: Selbst automatisieren mit Tools wie Zapier oder n8n

Einige Verwalter packen es selbst an und verknüpfen E-Mail, Cloud-Ordner, Kalender und KI-Dienste.

Vorteile:

• Schneller Einstieg

• Volle Kontrolle

• Günstig und flexibel

Nachteile:

• Erfordert technisches Verständnis

• Schnittstellen müssen selbst gepflegt werden

• Fehler oder Änderungen können Prozesse stoppen

Fazit: Ein guter Weg für experimentierfreudige Teams, aber langfristig schwer skalierbar.

Option C: Auf KI native Ergänzungen setzen

Der dritte Weg ist, mit Systemen zu arbeiten, die von Anfang an für KI gebaut sind. Plattformen wie DoNexus denken Verwaltung neu - mit Fokus auf Daten, Schnittstellen und Automatisierung. Hier ist KI kein Zusatz, sondern Teil der Grundstruktur.

Vorteile:

• Prozesse, Daten und Kommunikation sind von Beginn an KI-fähig

• Use-Cases können gezielt erweitert werden, das System wächst mit

• Hohe Entwicklungsgeschwindigkeit und Fokus

Nachteile:

• Neue Software bedeutet Umstellung

• Mitarbeiter müssen sich an neue Abläufe gewöhnen

Fazit: Wer diesen Schritt geht, baut die Basis für die nächsten Jahre und schafft echte Wettbewerbsvorteile.

Der richtige Zeitpunkt ist jetzt

Der Markt bewegt sich schnell. Warten bedeutet, anderen die Lernkurve zu überlassen. Frühstarter verstehen bald besser, welche Abläufe sie optimieren können und wo KI den größten Nutzen bringt. Genau diese Erfahrung ist später Gold wert. Verwaltungen, die heute testen, definieren morgen den Standard - die, die warten, laufen hinterher.

Bei DoNexus entwickeln wir Systeme, die KI nicht nur einbinden, sondern rund um sie denken. Wir verbinden bestehende Software, automatisieren Prozesse und bilden Ihre individuellen Abläufe digital ab. Unsere Plattform versteht Daten, erkennt Muster und hilft, Entscheidungen vorzubereiten - vom Eingang einer Anfrage, zur Recherche bis hin zur Beauftragung. So entsteht ein System, das mit Ihnen arbeitet, nicht neben Ihnen. Und genau das ist der Unterschied zwischen digital und wirklich intelligent.

Fazit

KI ist kein Extra mehr, sondern Teil des Geschäfts. Die Frage ist nicht, ob Sie starten, sondern wie. Ob Sie warten, basteln oder bauen - jede Entscheidung prägt Ihre Zukunft. Wer heute die richtigen Weichen stellt, hat morgen den Vorsprung.

👉 Wir bei DoNexus unterstützen Verwaltungen dabei, aus Einzellösungen echte KI-Systeme zu machen - sicher, praxisnah und Schritt für Schritt. Dabei nehmen wir jeden mit und schulen höchst persönlich jeden neuen Nutzer.