Wenn der Tag einfach zu kurz ist

Der Alltag als Hausverwalter ist randvoll.

Zwischen der Vorbereitung der Eigentümerversammlung, der Koordination von Sanierungen und dem täglichen Wahnsinn bleibt kaum Zeit zum Durchatmen.

Viele wünschen sich Entlastung – am liebsten sofort spürbar. Genau hier setzen führende Hausverwaltungen bereits auf Künstliche Intelligenz. Nicht, um Menschen zu ersetzen, sondern um Freiraum zu schaffen.

Beispiele aus der Praxis

Ein KI-gestützter Anrufbeantworter nimmt Anrufe entgegen, erkennt Anliegen automatisch und leitet sie richtig weiter. Das senkt die Telefonzeiten deutlich und der Verwalter behält die Kontrolle über seinen Tag. Chatbots übernehmen einfache Mieteranfragen, beantworten sie direkt oder leiten komplexe Fälle vorbereitet weiter. Das spart wertvolle Minuten in der Kommunikation. Bei der automatischen Rechnungsprüfung erkennt KI Abweichungen, liest Beträge aus und vergleicht sie mit Aufträgen oder Rahmenverträgen. So landet weniger Papier auf dem Schreibtisch und mehr Zeit bleibt für Entscheidungen. Und in der Dokumentenklassifikation sortiert KI Verträge, Abrechnungen und Schriftverkehr in Sekunden. Kein langes Suchen mehr – alles liegt am richtigen Platz.

Was für viele nach Fiktion klingt ist für manche Verwalter bereits gelebte Praxis.

Einige warten noch. Andere gestalten schon.

Während manche Verwaltungen noch abwarten, nutzen andere die Chance und gestalten aktiv die Zukunft. Sie testen, lernen und bauen sich Schritt für Schritt ein System auf, das wirklich entlastet. Der Unterschied zeigt sich schnell: Wer KI richtig einsetzt, hat weniger Stress, weniger Fehler und zufriedenere Kunden. Oft sind es gerade die einfachen Dinge die direkt spürbaren Mehrwert schaffen.

Was bringt KI konkret?

Wie alle Lösungen hängt der Mehrwert von dem Nutzer ab.

• Eine wichtige Mail an den Beirat - Hier kann KI dabei unterstützen den Inhalt richtig zu verpacken und fachgerecht zu kommunizieren.

• Fragen zur Beschlusssammlung - KI kann hier helfen mehrere 100 Seiten Dokumente in Sekunden zu durchsuchen und genau dir richtige Information zu finden

• Strategieplanung - Einfach mal die KI Fragen wie führende Hausverwaltungen ihre Digitalisierungsstrategie setzen

Oft sind es einfache Dinge die direkt spürbaren Mehrwert bringen. Anstatt Stunden jeden Tag in Dokumenten zu recherchieren können so beispielsweise die Zeiten auf Minuten reduziert werden.

Ausblick - Wie verwendet man KI konkret?

Im nächsten Artikel zeigen wir, wie Sie systematisch KI-Anwendungsfälle definieren - und welche Schritte nötig sind, um von der Idee zur Umsetzung zu kommen anhand eines einfachen Beispiels.