Wie Sie KI-Anwendungsfälle richtig finden und bewerten

Viele Hausverwaltungen stehen gerade an einem Wendepunkt.

Die Aufgaben werden mehr, die Zeit knapper und gleichzeitig tauchen immer neue KI-Lösungen auf. Aber wo soll man anfangen? Welche Anwendungen bringen wirklich Entlastung und welche sind nur Spielerei? Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, wie Sie sinnvolle KI-Anwendungsfälle erkennen, prüfen und in die Praxis bringen. In fünf einfachen Schritten die weltweit so eingesetzt werden. Um es praxisnah zu gestalten schauen wir es uns anhand des Beispiels der Rechercheaufgaben in der Hausverwaltung an.

Schritt 1: Probleme und Chancen erkennen

Bevor es um Technik geht, braucht es Klarheit. Wo geht im Alltag Zeit verloren? Welche Aufgaben nerven jeden Tag aufs Neue?

Hilfreich ist dabei eine einfache Einteilung in vier Felder: eine Art Aufgaben-Matrix:

1. Häufig & leicht: Routineaufgaben – hier steckt meist das größte Potenzial für unmittelbare Anwendungsfälle

2. Häufig & schwer: Prozesse, die komplex sind, aber oft vorkommen: Hier braucht es eine langfristige Strategie

3. Selten & leicht: kein Fokusbereich.

4. Selten & schwer: meist manuell besser aufgehoben.

So entstehen konkrete Ansätze.

Ein Beispiel: „Wir verbringen täglich Stunden damit, Dokumente zu durchsuchen – nach Beschlüssen, E-Mails oder Verträgen. Dabei wiederholen wir immer dieselben Suchmuster.“

Solche klaren Sätze machen Probleme greifbar. Sie sind die Basis für einen echten Anwendungsfall. Fragen Sie im Team und versuchen Sie genau solche Statements zu validieren.

Schritt 2: Daten- und Team-Bereitschaft prüfen

Sobald ein Thema feststeht, gilt es zu prüfen: Haben wir die passenden Daten, und ist das Team bereit, Neues auszuprobieren? Bei der Dokumentenrecherche heißt das: Sind die Akten digitalisiert? Gibt es einen zentralen Speicherort?

Dann lohnt es sich, Early Mover zu identifizieren - also Mitarbeitende, die Lust auf Neues haben und Feedback geben. Mit ihnen lassen sich erste User Stories definieren:

• Vorher: „Ich suche eine halbe Stunde in einer Teilungserklärung nach der Kostentragung.“

• Nachher: „Ich frage die KI und habe das Ergebnis in Sekunden.“

Das schafft Motivation und Akzeptanz und hilft genau zu kontrollieren ob der erhoffte Mehrwert einsetzt.

Schritt 3: Machbarkeit und Aufwand prüfen

Jetzt kommt die Realitätsprüfung. Wie aufwendig ist die Umsetzung? Welche Tools könnten passen?

Gerade kleinere Verwaltungen profitieren davon, sich hier kurz externe Unterstützung zu holen. Ein Experte kann helfen, Aufwand, Datenlage und Nutzen realistisch einzuschätzen. Beim Beispiel der Dokumentenrecherche zeigt sich schnell: Die Technik ist heute reif, die Integration überschaubar - und der Nutzen sofort spürbar. Oft lassen sich 90 % der Suchzeiten einsparen.

Schritt 4: Priorisieren und planen

Nicht jeder Anwendungsfall lohnt sich sofort. Deshalb folgt jetzt die Kosten-Nutzen-Abwägung:

Wie viel Zeit spart die Lösung? Wie viel Aufwand entsteht bei Einführung und Schulung?

Danach entsteht ein einfacher Fahrplan:

• Ziel festlegen (z. B. „Suchzeiten um 50 % reduzieren“)

• Verantwortlichkeiten definieren

• Pilot starten

So wird aus einer Idee ein konkretes Projekt.

Schritt 5: Ergebnisse messen und umsetzen

Am Ende zählt, ob sich der Einsatz lohnt. Darum sollten früh KPIs festgelegt werden:

Wie viel Zeit wird gespart? Wie schnell finden Mitarbeitende Dokumente? Wie verändert sich die Zufriedenheit im Team?

Anhand dieser Werte lassen sich Entscheidungen treffen:

Bleibt es beim Pilot oder wird die Lösung ausgerollt?

Auch die Wahl des Partners ist hier entscheidend. Ein erfahrener Anbieter kann helfen, Lösungen sauber zu integrieren und laufend zu verbessern. Viele Unternehmen bieten kostenlose Testzeiträume an. Diese sollten intensiv genutzt werden bevor eine Kaufentscheidung fällt.

Fazit

Wer KI sinnvoll einsetzen will, sollte nicht mit Technik anfangen, sondern mit Fragen. Wo entsteht Aufwand? Welche Aufgaben wiederholen sich? Dort liegt das Potenzial.

Das beschriebene 5-Schritte-Modell hilft, Struktur ins Vorgehen zu bringen und Fehler zu vermeiden. Kleine Tests, klare Ziele und gute Daten mehr braucht es am Anfang nicht.

👉 Wir bei DoNexus haben KI-Anwendungsfälle bereits bei Unternehmen unterschiedlichster Größen begleitet und unterstützen Sie gerne bei Ihren Fragen und Projekten.

Im nächsten Teil unserer KI-Akademie stellen wir konkret vor wie Hausverwalter ChatGPT nutzen können um einfache Aufgaben zu erledigen