Mit ChatGPT den Hausverwalter Alltag erleichtern

Viele Hausverwalter fragen sich, wo sie mit dem Thema KI anfangen sollen. Die Antwort liegt näher, als man denkt. Denn das bekannteste KI-Werkzeug ist schon da - und jeder kann es ausprobieren: ChatGPT, das Large Language Model von OpenAI. Bei ChatGPT handelt es sich um ein Sprachmodell welches Texte versteht, Fragen beantworten kann und gerade beim Schreiben und verfassen von Texten brilliert.

Es ist keine Zukunftsvision, sondern ein praktischer Helfer für heute.

ChatGPT arbeitet mit Sprache. Sie tippen eine Frage ein und bekommen in Sekunden eine Antwort. Das kann eine E-Mail sein, eine Erklärung oder eine kurze Zusammenfassung. Wichtig ist: ChatGPT ersetzt keine Fachkenntnis.

Es hilft, schneller zu denken, zu formulieren und zu verstehen. Wer es richtig nutzt, gewinnt Zeit und Klarheit - jeden Tag.

Wie ChatGPT im Alltag hilft

Im Alltag einer Hausverwaltung gibt es viele Aufgaben, die sich wiederholen. E-Mails, Protokolle, Aushänge, Notizen - alles kostet Zeit. Genau hier kann ChatGPT unterstützen. Ein Beispiel: Sie müssen einen Eigentümer freundlich an eine ausstehende Rückmeldung erinnern. Statt lange zu formulieren, geben Sie ChatGPT die Aufgabe zusammen mit der Instruktion:

„Formuliere eine sachliche, höfliche E-Mail an einen Eigentümer, der seit drei Wochen nicht geantwortet hat.“

In wenigen Sekunden steht der Text und Sie können ihn anpassen wie sie wollen.

Oder Sie möchten ein Protokoll zusammenfassen. Kopieren Sie die wichtigsten Abschnitte und schreiben Sie:

„Fasse die Hauptpunkte in drei Sätzen zusammen.“

So sparen Sie wertvolle Minuten und behalten trotzdem alles im Blick.

Wichtig ist hier immer auf den geltenden Datenschutz zu achten. Es sollten generell keine sensiblen oder persönlichen Daten in ChatGPT gegeben werden. Wenn Sie mit diesen Daten arbeiten wollen gibt es Branchenspezifische Lösungen wie DoNexus die für Datensicherheit sorgen.

Auch bei Aushängen im Haus kann ChatGPT bei der Formulierung helfen. Zum Beispiel bei Wartungen oder Sperrungen. Ein kurzer Hinweis an die KI und schon steht ein klarer, verständlicher Text, den Sie nur noch prüfen müssen.

Sicher und einfach nutzen

Damit ChatGPT gut funktioniert, braucht es klare Fragen. Beschreiben Sie genau, was Sie möchten.

„Schreibe eine sachliche E-Mail“, „Erkläre das in einfachen Worten“ oder „Formuliere das professionell“.

Wichtig ist auch, keine vertraulichen Daten einzugeben. Namen, Adressen oder Vertragsinhalte gehören nicht in öffentliche Tools. Nutzen Sie ChatGPT stattdessen für allgemeine Formulierungen, Vorlagen oder Zusammenfassungen. Viele Verwaltungen legen sich mit der Zeit eine kleine Sammlung an.

Texte, Vorlagen und gute Prompts - also Fragen an die KI - wachsen zu einem persönlichen Werkzeugkasten.

In unseren Ressourcen finden Sie darüber hinaus die wichtigsten KI-Anweisungen und Tipps und Tricks. Damit brauchen Sie den Werkzeugkasten nicht lange bauen sondern bekommen bereits die mächtigen Tools an die Hand.

Grenzen und Ausblick

ChatGPT ist kein Wundermittel sondern vielmehr ein statistisches Modell. Wie alle diese Modelle sind die Antworten stark Abhängig von dem Wissen und den gelieferten Anweisungen. ChatGPT ist ein guter Begleiter für alltägliche Fragestellungen und einfache Aufgaben. Oft lohnt sich die Investition auch in Branchenspezifische Modelle wie DoNexus welche es ermöglichen auf einen spezifischen Kontext zielgerichtet zuzugreifen. So können als Wissen zu einer Liegenschaft bspw. direkt alle wichtigen Dokumente gelesen werden und aus vergangenen Vorfällen gelernt werden.

Fazit

ChatGPT macht KI greifbar.

Es spart Zeit, vereinfacht Kommunikation und hilft, Ordnung in Texte zu bringen. Wer klein anfängt, wird schnell merken, wie viel Entlastung schon einfache Anwendungen bringen. Es ist eine gute Möglichkeit im Unternehmen die Begeisterung für KI zu entfachen und Mitarbeitende auf dem Weg zu begleiten.

Im nächsten Teil der KI-Akademie geben wir einen Ausblick darauf wie KI Modelle in Zukunft aussehen können und welche Rolle KI-Systeme spielen